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Saiba como organizar eventos de sucesso em uma igreja.

Quando o evento é interno, como ensaios, cultos e encontros de escolas bíblicas, a organização torna-se um pouco mais fácil, mas medir a evolução é que pode ser um problema…

Quando os eventos são externos, como retiros, acampamentos e outros, a organização pode tornar-se um verdadeiro desafio.

Objetivos

O primeiro passo é definir qual o real objetivo desse evento, por exemplo:

• Conquistar potenciais novos membros para a igreja?
• Melhorar o relacionamento entre os atuais membros?
• Criar uma nova fonte de receita?
• Diminuir a perda de atuais membros?

Planejamento

Definido o objetivo, é hora de determinar alguns pontos básicos:

• O evento será um retiro, acampamento, congresso ou palestra?
• Qual é o perfil das pessoas a serem convidadas?
• Qual a quantidade desejada de pessoas participantes?
• Qual a quantidade necessária de pessoas a serem convidadas para atingir o número desejado de participantes?
• Quais as opções de local?
• Qual será o custo total do evento?
• Quanto e como será cobrado de cada participante?
• Quais as tarefas necessárias antes, durante e depois do evento?
• Quem serão os responsáveis referente a cada uma dessa tarefas? Criação e confecção do material de divulgação, cotação e contratação de fornecedores, levantamento de custos e precificação, convite e cobrança dos participantes, etc…
• Quais os possíveis imprevistos e o que fazer para preveni-los ou minimizá-los?
• Quais são os fornecedores internos e externos para a execução de cada uma das atividades? Hotel, transporte, alimentação, equipamentos, entretenimento, etc…

Esses pontos são importantes para determinar a viabilidade do evento.

Gestão da execução do planejamento

Crie alguns indicadores com metas que mostrem diariamente se as tarefas serão cumpridas no prazo:

• Número de pessoas convidadas para o evento
• Número de pessoas confirmadas para o evento
• Número de pessoas que pagaram o evento

A evolução desses indicadores pode resultar no adiamento, dimensionamento ou até no cancelamento do evento.

Assegure que cada pessoa saiba exatamente o que e como executar a sua tarefa.

Reúna com os responsáveis pelas tarefas, pelo menos duas vezes antes do evento, para avaliações e correções.

Fonte: http://retencaodemembros.com.br/dicas-para-organizar-eventos-de-sucesso-na-sua-igreja/